Leitlinien zur Bekämpfung und Vermeidung von Korruption, lnteressenskonflikten und Betrug in der Arbeit der DAHW

Korruption kommt in unterschiedlichen Formen in allen Kulturkreisen und Gesellschaften vor. In der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit ist Korruption ein ernstzunehmendes Problem. Gerade im Mandatsbereich der DAHW, wo erhebliche Finanz- und Sachwerte in einem zumeist unsicheren Umfeld zum Einsatz kommen, muss dem Problem der Korruption besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Deshalb hat die DAHW diese Leitlinien entwickelt mit dem Ziel, Betrug, Korruption und interessenskonflikte auf allen Ebenen der Arbeit, im In- und im Ausland zu vermeiden und zu bekämpfen.

Version 1-09/2015

1. Ausgangslage und Zielsetzung

Die DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe erhält private Spenden, Zuwendungen öffentlicher Geber und Beiträge Dritter, um damit satzungsgemäße Aufgaben zur erfüllen. Dazu zählt die Förderung medizinischer und sozialer Hilfsmaßnahmen über Partnerorganisationen sowie selbst implementiert, Programme der Nothilfe und des Wiederaufbaus sowie für die Entwicklung sozialer Dienste. Grundlage für die Arbeit der DAHW ist das Vertrauen der Spender(innen) und externen Geber(innen), dass die anvertrauten Mittel im Sinne der satzungsgemäßen Ziele der DAHW und der vom Spender gesetzten Zweckbindung in bestmöglicher Weise zugunsten der jeweiligen Zielgruppen eingesetzt werden. Die DAHW hat somit eine ethische Verpflichtung, die sich aus der sozialen Zielsetzung ergibt und die nicht nur gegenüber den Mittelgeber(inne)n, sondern auch gegenüber den Empfänger(inne)n der Hilfe besteht.

Korruption kommt in unterschiedlichen Formen in allen Kulturkreisen und Gesellschaften vor. In der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit ist Korruption ein ernstzunehmendes Problem. Gerade im Mandatsbereich der DAHW, wo erhebliche Finanz- und Sachwerte in einem zumeist unsicheren Umfeld zum Einsatz kommen, muss dem Problem der Korruption besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Die DAHW trägt zusammen mit den lokalen Partnerorganisationen Verantwortung für den optimalen Einsatz der anvertrauten Projektgelder. Auch wenn die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern auf wechselseitigem Vertrauen beruht, sind in der Projektverwaltung Vorkehrungen zu treffen, die eine zweckentsprechende, effiziente und transparente Verwendung der Projektmittel sicherstellen. Zu diesen Vorkehrungen gehören auch Maßnahmen, die geeignet sind, Korruption zu verhindern und zu bekämpfen.

Korruption ist nicht nur ein moralisches, sondern auch ein wirtschaftliches Problem: Jeder Euro, der der Korruption zum Opfer fällt, fehlt bei der Erreichung der humanitären, sozialen und entwicklungspolitischen Projektziele. Korruption verletzt Wettbewerbsregeln und begünstigt Entscheidungen, die nicht gemeinwohl- oder sachorientiert sind, sondern denen persönliche Interessen zugrunde liegen.

Deshalb hat die DAHW diese Leitlinien entwickelt mit dem Ziel, Betrug, Korruption und Interessenskonflikte auf allen Ebenen der Arbeit, im In- und im Ausland zu vermeiden und zu bekämpfen.

Die Leitlinien beschreiben zunächst auf einer allgemeinen Ebene Definition und Erscheinungsformen von Korruption sowie die spezifischen Korruptionsrisiken in der Arbeit der DAHW, um die Mitarbeitenden für Schwachstellen und Einfallstore zu sensibilisieren. Sodann werden konkrete Maßnahmen und verbindliche Verhaltensregeln beschrieben, die dazu beitragen sollen, Betrug und Korruption in der Arbeit der DAHW zu verhindern und zu bekämpfen.

2. Korruption und Betrug: Definition, Erscheinungsformen

2.1 Definition von Korruption / Betrug

Korruption/Betrug im Sinne dieser Leitlinien wird verstanden als Missbrauch anvertrauter Macht zum privaten Vorteil.

Sie kann unterschiedliche Formen annehmen. Unter den Korruptionsbegriff fällt auch Missbrauch anvertrauter Güter, Ämterpatronage und Nepotismus sowie die weiteren strafrechtlichen Korruptionstatbestände wie Betrug und Untreue.
Konkret kann sich Korruption äußern im Anbieten, Geben, Verlangen oder Annehmen von Geschenken, Darlehen, Belohnungen, Provisionen oder vergleichbaren Vorteilen mit dem Ziel, die korrumpierte Person zu einem Verhalten zu veranlassen, das unredlich oder illegal ist oder einen Vertrauensbruch darstellt.

Dabei kann man unterscheiden zwischen der kleinen Korruption ("Petty Corruption"), die ihre Ursachen in der Armut hat, und der großen Korruption ("Grand Corruption"), bei der die Triebfeder die Erlangung oder der Erhalt von Macht, Besitz und Einfluss ist. Eine besondere Herausforderung für den Umgang mit Korruption stellt die sogenannte "Grauzone" dar, in der also die Frage, ob es sich bei einer gegebenen Handlung oder Praxis in einem bestimmten soziokulturellen Kontext um Korruption handelt oder nicht, nicht eindeutig zu beantworten ist.

2.2 Erscheinungsformen von Korruption / Betrug

Korruption in der Arbeit von internationalen Hilfsorganisationen und in der Entwicklungszusammenarbeit hat vielfältige Erscheinungsformen.
Zu den häufigsten zählen:

  • Veruntreuung von Projektmitteln: das heißt private Nutzung von Projektgeldern oder Nutzung der Gelder für einen anderen als den vereinbarten Zweck,
  • Zahlung von fiktiven Gehältern,
  • Zahlung von Reisespesen für nicht oder nicht im angegebenen Umfang durchgeführte Dienstreisen,
  • Private Nutzung von Dienstfahrzeugen, Kommunikationsmitteln und anderen Einrichtungen, die für Projektzwecke beschafft wurden.
  • Private Veräußerung von Projektgütern oder der Umtausch gegen weniger wertvolle Güter, die Abzweigung von Hilfsgütern oder die Lieferung von Hilfsgütern schlechter Qualität.
  • Zahlung oder das Erhalten sogenannter "Kickbacks", das heißt, mit Lieferanten werden überhöhte Rechnungen vereinbart, die Differenz teilen sich Auftraggeber und Auftragnehmer.
  • die Fälschung von Belegen
  • Finanzgewinne: zum Beispiel durch die Verzögerung von Projektausgaben zur zins- oder gewinnbringenden Geldanlage, die dann nicht als zusätzliche Projekteinnahmen ausgewiesen werden.
  • Umtauschgewinne durch Schwarzmarktkurse bei Devisengeschäften I Umtausch, ohne dass diese ausgewiesen und für Projektziele verwendet werden.
  • Nepotismus, Ämterhandel, bevorzugte Behandlung: Bevorzugung von verwandten oder befreundeten Personen bei der Vergabe von Ämtern und Aufträgen.
  • Beschleunigungsbestechung: Zahlungen werden getätigt, um beispielsweise die Zollabfertigung, die Erteilung staatlicher Genehmigungen oder die Zuteilung eines Telefonanschlusses zu beschleunigen.
  • Bestechung und/oder Bedrohung von Mitwissern: Damit soll erreicht werden, dass Dritte, die Kenntnis von korrupten Praktiken haben, darüber Stillschweigen bewahren und das Verhalten decken.

3. Besondere Korruptionsrisiken in der Arbeit der DAHW

Die vorgenannten allgemeinen Erscheinungsformen von Korruption können auch bei der Projektarbeit der DAHW auftreten. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von besonderen Risiken, die sich aus der Charakteristik der Projektunterstützung ergeben:

  • Verfälschung von Unterstützungsanträgen, falsche Informationen über die Zahl der Bedürftigen, Aufblähen der tatsächlichen Notsituation;
  • Veränderung der Projektzuweisungen;
  • Abzweigung von Hilfsgütern für die Verteilung an nicht bedürftige Personen;
  • Manipulation von Angeboten im Rahmen von Ausschreibungsverfahren;
  • Verkauf von Hilfsgütern oder Eigentum der DAHW auf dem lokalen Markt;
  • bei Baumaßnahmen Verwendung minderwertiger Materialien;
  • Rechnungen über Lieferungen und Leistungen werden mehrfach zur Erstattung verwendet;
  • Zahlung fiktiver Gehälter oder überhöhter Gehälter an Projektpersonal;
  • Verbuchung von Steuern, Sozialabgaben und anderen Leistungen als Projektausgaben, die aber tatsächlich nicht an die entsprechenden Behörden abgeführt wurden;
  • Abrechnung von Aktivitäten (Schulungen und Weiterbildungen), welche nicht stattgefunden haben.
  • Bevorzugung von Familienmitgliedern und Freunden bei der Beschäftigung

4. Maßnahmen zur Korruptionsprävention in der Projektverwaltung in der DAHW (national und international)

Größtmögliche Transparenz in allen Belangen der Projektarbeit ist die beste Vorbeugung gegen Korruption. Daneben ist Kontrolle der eigenen Projektadministration und die der Projektpartner ein weiteres Element, um Korruption zu erschweren. Grundsätzlich ist anzustreben, die Maßnahmen der Korruptionsprävention, Transparenz und Kontrolle mit den Partnerorganisationen abzustimmen und eine gemeinsame Strategie zur Korruptionsprävention zu entwickeln.

 

Risikoeinschätzung der Projektkooperation

Vorbedingung jeder internen Projektbewilligung ist eine standardmäßige Einschätzung der bestehenden und möglichen Risiken bezüglich einer konkreten Projektkooperation. Die Risikoeinschätzung umfasst allgemeine Rahmenbedingungen wie Korruptionsindex des Landes, Handlungsdruck in akuten Notsituationen, aber insbesondere auch Risiken hinsichtlich der Administration des Projektpartners oder seiner professionellen Kompetenz. Dabei geht es darum, die bekannten Risiken offen zu legen und eventuelle Maßnahmen zum Risikomanagement zu benennen. Nehmen die Risiken im Projektverlauf erheblich zu, so ist die Risikoeinschätzung nachzuführen.

Prüfung Partnerorganisationen

Lokale Partnerorganisationen, mit denen die DAHW eine Projektkooperation eingeht, werden zu Beginn einer Zusammenarbeit hinsichtlich ihrer Organisationsführung, Managementfähigkeiten, wirtschaftlichen Betriebsführung, Rechnungslegung und Transparenz sorgfältig geprüft und bewertet. Insbesondere muss überprüft werden, ob der Partner zu geregelter Buchführung und zu Finanzmonitoring willens und in der Lage ist. Die Prüfung erfolgt nach einem einheitlichen Standard.
Eine Zusammenarbeit mit Projektpartnern, die die Mindeststandards hinsichtlich der genannten Prinzipien nicht erfüllen, darf nur in besonders begründeten Ausnahmefällen eingegangen werden und erfordert eine enge Projektbegleitung durch die DAHW.

 

Projektbewilligungen

Projektbewilligungen erfolgen im Rahmen eines festgelegten internen Verfahrens durch die Projektvergabekommission der DAHW.
Grundlage sind die vom Vorstand der DAHW genehmigten Projektvergaberichtlinien. Die Abteilung MSP erstellt eine Projektvorlage mit Risikoeinschätzung.

Projektvereinbarungen und Verwaltungsrichtlinien

Der Projektvertrag mit dem Projektpartner legt die Ziele des Projekts, die Zweckbestimmung der Mittel und die Höhe des bewilligten Budgets sowie die anzuwendenden Verwaltungsrichtlinien fest. Dabei werden angemessen hohe Verwaltungsstandards unabhängig vom Projektvolumen oder vom Finanzgeber eingefordert. Die kontinuierliche Projektbegleitung durch die DAHW umfasst eine Kontrolle der einzuhaltenden Vorgaben und Fristen durch den Projektpartner. Eine Überprüfung der Unterlagen schließt eine Einschätzung, ob die Unterlagen der Realität entsprechen und ob die in den Unterlagen angegebenen Preise unter den gegebenen örtlichen Verhältnissen realistisch sind, ein. Nicht verbrauchte Projektmittel müssen an die DAHW zurückgezahlt werden.

Buchführung

Eine ordnungsgemäße, transparente und nachvollziehbare Buchführung ist eine entscheidende Voraussetzung, um Korruption zu verhindern. Projektausgaben dürfen nur für die vereinbarten Zwecke und im Rahmen des bewilligten Budgets vorgenommen werden, entweder durch die DAHW direkt im Falle von Beschaffungen und sonstigen Ausgaben für das Projekt oder durch die Partnerorganisationen. Für die Ausgaben durch die Partnerorganisationen überweist die DAHW Tranchen je nach Mittelbedarf und Projektfortschritt. Zusätzliche Einnahmen für das Projekt (z.B. Zinsgewinne) sind vom Partner gesondert auszuweisen. Einzelheiten hierzu sind in der jeweiligen Projektvereinbarung geregelt.

Vieraugenprinzip

Die DAHW verfügt über eine klare Aufgaben- und Funktionstrennung in wichtigen Bereichen. Für projektrelevante Entscheidungen wie Bewilligungen, Finanzierungszusagen, Zahlungsanweisungen, Projektvereinbarungen oder Projektabschlüsse gilt grundsätzlich das Vieraugen-Prinzip gemäß der Aufgaben- und Funktionstrennung. Näheres regelt die jeweils gültige Fassung der Unterschriftenregelung der DAHW.
Geld- und Sachleistungen im Rahmen eines Projektes (z.B. Reisekosten- und Sachkostenerstattungen, Honorare für Beratungsaufträge), dürfen nicht von DAHW-Mitarbeitenden angeordnet werden, wenn diese gleichzeitig Empfänger der Leistungen sind.

Sechsaugenprinzip bei Verträgen mit Familienangehörigen

Verträge jeglicher Art mit Familienangehörigen von Mitarbeiterinnen im In- und Ausland bedürfen der Zustimmung der beiden übergeordneten Vorgesetzten I Gremien der DAHW. Bei Verträgen mit Familienangehörigen in den Auslandsbüros bedarf es immer zusätzlich der Zustimmung der Zentrale in Würzburg (Geschäftsführung oder Stellvertreter).

Schulung und Beratung von Mitarbeitern und Partnerorganisationen

Für eine transparente Mittelverwaltung sind grundlegende administrative Fachkenntnisse und besondere Kenntnisse im Umgang mit Verwaltungsrichtlinien erforderlich. Die DAHW schult die eigenen Mitarbeiter in den internen Abläufen und in der Projektverwaltung. DAHW-Länderbüros haben eine wichtige unterstützende und beratende Funktion für die Projektpartner in der Projektdurchführung und -verwaltung.

Anreize des Missbrauchs vor Ort in der Projektplanung ausschalten

Neben der Wichtigkeit, den lokalen Projektpartner zu kennen, können bestimmte Risiken des Missbrauchs und Missmanagements in der Projektplanung präventiv durch die DAHW in der Diskussion mit dem Partner angegangen werden. Die DAHW setzt sich bei den lokalen Kooperationspartnern dafür ein, dass die Vergütung der verantwortlichen Projektmitarbeiter der tatsächlich übernommenen finanziellen und fachlichen Verantwortung angemessen ist.

Social Auditing

Der Einbezug der Zielgruppen und lokaler Akteure in der Projektplanung und Budgetierung erlaubt ein späteres "Social Auditing". Dabei übernehmen die organisierten Zielgruppen beim späteren Mittelnachweis eine kontrollierende Rolle. Sie stellen vor Ort mit fest, ob die Mittel tatsächlich ihren Zweck erreicht und entsprechend wirtschaftlich eingesetzt worden sind. Der lokale Kooperationspartner sollte für eine Partizipation von Basisorganisationen in diesem Sinne die nötigen organisatorischen Maßnahmen einräumen.
Die Zielgruppen von Hilfsmaßnahmen werden von den Projektverantwortlichen ausdrücklich ermutigt, sich bei tatsächlichem oder vermutetem Missbrauch von Projektmitteln und I oder Hilfsgütern an eine übergeordnete Stelle zu wenden. In der Regel ist dies die der durchführenden Organisation übergeordnete Instanz bzw. die für das Projekt zuständige Person bei der DAHW. Für eine solches Beschwerdeverfahren (Beneficiary Complaint Mechanism) sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

Vergabe von Aufträgen und Leistungen; Kontrolle im Beschaffungswesen

Bei Beschaffungen von Sachgütern sind die in den "Ausführungsbestimmungen für Beschaffungen und Dienstleistungen im In- und Ausland der Deutschen Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V." der DAHW festgelegten Verfahren und Verhaltensregeln einzuhalten. Bei allen Beschaffungsvorgängen mit einem Volumen von über 10.000 Euro ist zusätzlich zwingend eine Autorisierung durch die DAHW-Geschäftsführung einzuholen.

Interne Prüfungen und Qualitätssicherung

Die Prüfung der Projektbuchhaltung des Partners vor Ort und der vorgelegten Verwendungsnachweise erfolgt intern durch DAHW-Mitarbeiter/innen im Rechnungswesen, die mit den besonderen und landesspezifischen Anforderungen der Projektbuchhaltung vertraut sind. Die internen Abläufe werden durch die DAHW-Revision hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben überprüft.

Externe Prüfung

Auf der Grundlage der Projektverträge und der von der DAHW zu leistenden Projektbegleitung (Vorprüfung) können Projekte öffentlicher Zuwendungsgeber zusätzlich nach Vorgabe oder nach interner Entscheidung durch eine externe - in regelmäßigem Rhythmus wechselnde - Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft werden. Für die Vergabe von Prüfungsaufträgen an Chartered Accountants ist ein standardisiertes Verfahren einzuhalten.

Die DAHW unterzieht sich der jährlichen Prüfung durch das Deutsche Zentralinstitut für Soziale Fragen (DZI) zur Bestätigung der wirtschaftlichen und satzungsgemäßen Verwendung der Spenden. Zusätzlich liefert die DAHW in ihrem jährlichen Jahresbericht eine umfassende und detaillierte Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, über Art und Verwendung der Projektmittel und die Vergütung der Mitarbeiterlnnen.

Der Jahresbericht der DAHW nimmt regelmäßig an dem durch PwC initiierten Wettbewerb zum Erhalt des Transparenzpreises für eine vorbildliche und transparente Informationspolitik gemeinnütziger Organisationen teil.

Darüber hinaus unterhält die DAHW im Rahmen eines internen Verfahrens zur anonymen Beschwerdeführung eine "Ombudsstelle" für die Meldung von Korruptions- und Betrugsverdachtsfällen.

5. Verhaltensregeln für Mitarbeitende und Partnerorganisationen

5.1 Geltungsbereich

Die folgenden Vorgaben gelten für:

  • Mitarbeitende der DAHW im Inland, in den Länderbüros und in von der DAHW verantworteten
  • Auslandsprojekten sowie Praktikanten und Aushilfen
  • Lokale Mitarbeitende in den Länderbüros und -projekten
  • Mitglieder von Gremien der DAHW
  • Mitarbeitende von Partnerorganisationen im Ausland, die durch die DAHW finanziell oder ideell unterstützt werden
  • Freiberufliche Gutachter, Berater und Dienstleister, die im Rahmen von Werk- oder Honorarverträgen für die DAHW tätig werden
  • Für die DAHW ehrenamtlich tätigen Personen

5.2 Verhaltensregeln

Die unter 5.1 genannten Personenkreise sind verpflichtet, die folgenden Richtlinien einzuhalten:

  • Korruption in jeder Form, ob direkt oder indirekt, ist verboten. Dazu zählen insbesondere alle unter 2.2 und 3. aufgeführten Formen von Korruption und Betrug
  • Alle unter 4. genannten Maßnahmen zur Vermeidung und Bekämpfung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug sind verbindlich einzuhalten
  • Persönliche Beziehungen oder persönliche Vorteile dürfen nicht die Entscheidungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DAHW und ihrer Partner beeinflussen.
  • Die Zahlung von Schmiergeldern oder anderen Zuwendungen mit dem Ziel, einen behördlichen Vorgang, auf den ein Anspruch besteht, sicherzustellen oder zu beschleunigen, ist zu unterlassen. Soweit solche Zahlungen unvermeidbar sind bzw. Mitarbeitende der DAHW dazu gezwungen werden (z.B. bei Grenzübertritten), sind die DAHW-Zentrale und, im Rahmen der Möglichkeiten, die übergeordneten Dienststellen im Gastland davon zu unterrichten.
  • Das Anbieten oder Annehmen von Geschenken, von Bewirtungen oder von Spesenvergütung ist verboten, soweit diese das Zustandekommen von Geschäften oder Projektbewilligungen beeinflussen können und den Rahmen vernünftiger und angemessener Aufwendungen überschreiten.

Bei einem Verstoß gegen diese Richtlinien und insbesondere gegen die vorgenannten Verhaltensregeln sind disziplinarische oder vertragsrechtliche Sanktionen (Abmahnung, Kündigung, Beendigung der Projektkooperation etc.) vorgesehen. Bei Vorliegen eines Straftatbestandes werden die entsprechenden juristischen Schritte eingeleitet. Die DAHW behält sich vor, im Falle von Korruption bei Partnerorganisationen den Sachverhalt im ILEP-Netzwerk öffentlich zu machen und vor einer Zusammenarbeit mit der betreffenden Organisation zu warnen.

6. Meldeverfahren / Ombudsperson

DAHW-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ernstzunehmende Hinweise oder einen begründeten Verdacht auf Korruption und betrügerische Handlungen haben, sind verpflichtet, diese Beobachtungen an ihre Vorgesetzten oder an eine neutrale Stelle (Ombudsperson) zu melden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden dazu ermutigt, Zuwiderhandlungen gegen diese Antikorruptionsleitlinien und Bedenken so früh wie möglich anzuzeigen. Zu diesem Zweck werden sichere, leicht zugängliche und vertrauliche Informationskanäle eingerichtet. Niemand darf wegen der Weitergabe von Informationen, die sich auf Zuwiderhandlungen gegen diese Richtlinien beziehen, benachteiligt werden. Zum Schutz von Hinweisgebern wird die DAHW ein Meldeverfahren etablieren, das die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet. Die Benennung der Ombudsperson sowie das Meldeverfahren sind in der Anlage dieser Leitlinien geregelt. Die Abteilungsleitung ist grundsätzlich über alle Korruptionsfälle, auch im Falle eines Verdachtes, zu informieren.

Umsetzung der Leitlinien in die Praxis
Diese Leitlinien treten zum 01.10.2015 in Kraft. In der Projektkooperation werden sie zu einem verbindlichen Bestandteil der Projektvereinbarungen mit lokalen Partnerorganisationen.

Weiterführende Durchführungsbestimmungen, die konkrete Anleitungen für die Umsetzung einzelner Aspekte der Leitlinien enthalten, werden gemeinsam mit den Projektreferaten entwickelt. Die Mitarbeitenden der DAHW werden im Rahmen betriebsinterner Schulungen über diese Leitlinien und die Verhaltensregeln ausführlich informiert.

Die Verhaltensregeln sind jeweils verbindlicher Bestandteil der Arbeits-, Honorar-, Werk- und Partnerverträge. Verstöße führen zu disziplinarischen oder vertragsrechtliehen Sanktionen (Abmahnung, Kündigung, Beendigung der Projektkooperation etc.). Eine Überprüfung und ggf. Anpassung der Leitlinien ist nach einer Erprobungsphase von zwei Jahren vorgesehen.

Anti-Korruptions-Richtlinie als pdf-download: