Qualitätssicherung durch Qualitätsmanagement
Als spendenfinanziertes Hilfswerk fühlt sich die DAHW auf der einen Seite den Patienten, auf der anderen Seite den Spendern verpflichtet. Um für beide Gruppen sicherzustellen, dass die Arbeit systematisch und nicht nur zufällig gut läuft, legt das Hilfswerk großen Wert auf Qualitätsmanagement.
In der Entwicklungszusammenarbeit spricht man in diesem Zusammenhang oft von M&E. Hinter dieser Abkürzung verbirgt sich „Monitoring und Evaluation“. Es werden damit vor allem zwei Ziele verfolgt:
- Dokumentieren und Transparenz herstellen.
- Überprüfen, ob die getane Arbeit gut ist.
Unter Monitoring wird all das zusammengefasst, womit die Projektarbeit kontinuierlich überprüft wird (z. B. Patientenakten, aber auch die tagtägliche Buchhaltung).
Evaluationen finden, je nach Projektgröße, regelmäßig nach einem bestimmten Zeitraum statt (z. B. jährlich). Dabei wird überprüft, wie sich bestimmte Daten (z. B. die Anzahl der erfolgreich behandelten Patienten) in dem Zeitraum entwickelt haben.
Die DAHW hat diese beiden Aspekte um „L“ für „Lernen“ erweitert. Die Daten werden eben auch gesammelt und ausgewertet, um daraus zu lernen, wie die Arbeit künftig noch besser gemacht werden kann.
Ein internationaler Standard für Entwicklungszusammenarbeit sind die sogenannten DAC -Kriterien. Gute Projekte und Programme zeichnen sich demnach aus durch:
Effektivität
Die geplanten Ziele werden auch tatsächlich erreicht.
Effizienz
Die erreichten Ziele stehen in einem guten Verhältnis zu den eingesetzten Mitteln.
Nachhaltigkeit
Die positiven Wirkungen stellen sich auf Dauer ein oder können vor Ort erhalten werden, ohne dass kontinuierlich neue Mittel von außen eingesetzt werden müssen.
Relevanz
Es wird das getan, was die jeweilige Zielgruppe auch wirklich wichtig findet.
Wirksamkeit
Die erreichten Ziele (z. B. Finanzierung eines Mediziners) verbessern auch wirklich die Situation der Zielgruppe (z. B. behandelt der Mediziner tatsächlich notleidende Patienten, statt seine Dienste nur den Reichen zur Verfügung zu stellen).
Die DAHW kombiniert mehrere Ansätze, um die Erfüllung der DAC-Kriterien in ihrer Arbeit sicherzustellen.
Projektteams in den Ländern
Die DAHW hilft Kranken und deren Familien weltweit in 20 Ländern. In 13 davon gibt es zur Projektumsetzung eigene Teams mit fast ausschließlich lokalen Mitarbeitern (aktuell sind von ca. 170 Mitarbeitern im Ausland nur fünf deutsche Staatsbürger). In den anderen sieben Ländern arbeitet die DAHW seit langem mit lokalen Partnerorganisationen zusammen.
Durch die örtliche und kulturelle Nähe der Mitarbeiter zu den Patienten und deren Involvierung bereits bei der Projektplanung ist sichergestellt, dass die durchgeführten oder unterstützten Maßnahmen wirklich relevant sind. Der Fokus auf lokales Fachpersonal und entsprechende Weiterbildungen dienen ebenfalls der Sicherung der Nachhaltigkeit, da die Arbeit dadurch weitgehend unabhängig von der Verfügbarkeit ausländischer Mitarbeiter ist.
Finanzmanagement
Die DAHW ist sich der Verantwortung für die ihr anvertrauten Gelder sehr bewusst. Deshalb nutzt sie für die weltweite Projektbuchhaltung WINPACCS, eine den internationalen Standards entsprechende Buchhaltungssoftware. Auch andere Standards guten Finanzmanagements, wie das 4-Augen-Prinzip (oft sogar als 6-Augen-Prinzip umgesetzt) oder entsprechend auf Sicherheit ausgelegte Unterschriftenregelungen für Konten, sind alltägliche Praxis.
Zusätzlich werden die unterstützten Projekte und Programme regelmäßig durch externe Buchprüfer einem Finanz-Audit unterzogen. So stellt das Hilfswerk sicher, dass die Gelder effizient und nur für den vorgesehenen Zweck eingesetzt werden.
Planungs- und Berichtswesen
Wenn in den Landesbüros (oder in Ausnahmefällen auch in der Zentrale in Würzburg) neue Projektanträge eingehen, werden diese zunächst geprüft. Oft folgen dann Konsultationen, bei denen sich zeigt, ob ein Projekt voraussichtlich den Qualitätskriterien entsprechen kann. Basis der Bewertung für bereits laufende Projekte ist der jeweilige Plan of Action (PoA), ein jährlich neu erstellter Arbeitsplan, in dem detailliert aufgeschlüsselt wird, welche Ziele mit welchen Maßnahmen erreicht werden sollen. Dabei werden beispielsweise auch Indikatoren festgelegt, anhand derer gemessen werden kann, ob bzw. wie effektiv ein Ziel tatsächlich erreicht wurde und auch, inwiefern die beabsichtigte Wirkung eingetreten ist.
Diese Pläne werden sowohl vor Ort als auch in der Projektabteilung in Würzburg von Fachleuten begutachtet. Projekte mit mangelhaften PoA müssen nachgebessert werden, bevor die finanzielle Unterstützung fortgesetzt wird. In regelmäßigen Abständen wird aus den Projekten über die erzielten Ergebnisse berichtet, und diese werden analysiert. Die Analyse dient dann als Basis für die weitere Planung.
Zusätzlich werden die Projekte regelmäßig hinsichtlich der DAC-Kriterien evaluiert. Diese Vorgehensweise entspricht den strengen Empfehlungen der Europäischen Union für gutes Management von Projekten.
Besonders stolz ist die DAHW darauf, dass 2012 das Landesbüro in Indien nach dem Qualitätsstandard DIN 9001 – 2008 zertifiziert wurde. Dieser internationale Standard bezieht sich nicht nur auf die Projektarbeit, sondern auf sämtliche administrativen Prozesse. Nicht zuletzt deshalb wurde der DAHW die Umsetzung eines mehrjährigen, durch die EU geförderten Projekts anvertraut.
Die Qualität der Arbeit wird auch andernorts auf höchsten Ebenen anerkannt: So ist die DAHW bereits seit mehreren Jahren Umsetzungspartner des Global Fund zur Bekämpfung von Aids, Tuberkulose und Malaria (z. B. in Nigeria), der Weltgesundheitsorganisation (z. B. in Äthiopien) und der Novartis Stiftung für therapeutische Forschung (z. B. in Tansania), um nur einige zu nennen.
Eine Herausforderung nicht nur für das Qualitätsmanagement sind immer wieder Länder, in denen die Sicherheitssituation die kontinuierliche Arbeit erschwert oder unmöglich macht. Beispielsweise mussten zuletzt die Mitarbeiter aus Juba/Südsudan aufgrund des Bürgerkriegs zeitweise evakuiert werden. In solchen Situationen kann oft nur die rudimentärste Arbeit weitergeführt werden. Wenn das so ist, entscheidet sich die DAHW zuerst für die konkrete Arbeit mit den Patienten – auch zu Lasten von M&E-Maßnahmen, denn diese sind schließlich, bei aller Sinnhaftigkeit, kein Selbstzweck.