Internes Beschwerde-Management bei Korruption, Vorteilsnahme, Verletzung der Richtlinien der DAHW oder anderer arglistiger/betrügerischer Handlungen

Die DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe unterhält ein internes Beschwerdemanagement, um Mitarbeitern, Projektpartnern oder anderen der DAHW verbundenen Personen (z.B. Mitgliedern) die Möglichkeit zu geben, begründete Hinweise und Beschwerden bezüglich Korruption, Vorteilsnahme, Verletzung der Richtlinien sowie anderer arglistiger/betrügerischer Handlungen in der DAHW vorzutragen, ohne dass sie dadurch Nachteile befürchten müssen.

Das interne Beschwerde-Management ist nicht zuständig für Beschwerden, welche das arbeitsvertragliche Verhältnis von Mitarbeitern oder Streitigkeiten innerhalb des Betriebs betrifft. Hierfür ist der Betriebsrat zuständig.

Das interne Beschwerde-Management ist so aufgebaut, dass für Personen, welche entsprechende Hinweise oder Beschwerden vortragen, Anonymität gewahrt wird, aber gleichzeitig klärende Rückfragen möglich sind. Es wird aber trotzdem die Möglichkeit geschaffen, Meldungen anonym abzugeben.

Zu diesem Zweck wird eine externe Person mit dem Empfang der ersten Information beauftragt. Diese Person entscheidet dann, wer (Person oder Gremium) mit der weiteren Bearbeitung des Hinweises beauftragt wird. Für alle eingegangen Hinweise wird eine Dokumentation eingerichtet. Die Dokumentation wird regelmäßig mindestens einmal jährlich dem Aufsichtsrat zur Kenntnis vorgelegt.

Sollte es begründete Hinweise auf kriminelle Handlungen geben, dann kann in besonderen Fällen die externe Person auch rechtliche Schritte einleiten und etwa spezialisierte Rechtsanwälte einschalten. ln solchen besonderen Fällen sind immer unverzüglich der Vorstand und der Aufsichtsrat zu informieren. Bei Vorwürfen gegen Personen oder Leitungsgremien ist immer mindestens der/die nächsthöhere Vorgesetzte/das nächsthöhere Gremium zu informieren.

Technische Vorgehensweise:

Die DAHW unterhält eine spezifische Email-Adresse/ein Email-Konto, die/das nur von der zuständigen externen Person eingesehen werden kann. Diese Person entscheidet nach eigenem Ermessen, welche Person/welches Gremium mit der weiteren Bearbeitung des Hinweises beauftragt wird. Für jeden Hinweis wird eine elektronische Akte angelegt, in der die weitere Verfolgung dokumentiert wird. Ein Vorgang ist erst dann abgeschlossen, wenn der Aufsichtsrat dem zugestimmt hat.

Die Information über die Beschwerdestelle wird in den fünf gängigen Verkehrssprachen der DAHW (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch) an alle Mitarbeiter, Partner und Mitglieder weltweit verschickt und ist Teil einer jeden Kooperationsvereinbarung (.Agreement of Allocation").

Jede Person oder Institution, die ernsthafte und begründete Bedenken bezüglich eines vermeintlichen oder tatsächlichen Verstoßes gegen den Verhaltenskodex durch Mitarbeiter*innen der DAHW hat, kann ihre Beschwerden oder einen Hinweis - auch anonym - auf Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch an die Ombudsperson einreichen.

Per E-Mail an ombudsman(at)dahw.de oder per Post an:

DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V.
Ombudsperson
Raiffeisenstraße 3
D-97080 Würzburg

oder per Online-Formular hier

Purpose and scope:

Since its’ inception DAHW is entrusted with funds from individual donors and institutions and has established itself as a reliable and principled organisation among its partners, authorities and donors. However, in common with all organisations, DAHW faces the risk of activities going wrong or of unknowingly harbouring malpractices. We believe that we have the duty to take appropriate measures to identify such situations and attempt to remedy them. On this basis, by establishing an Internal Complaints management system, DAHW commits itself to ensure that any person or institution that raises genuine concerns about malpractice can do so without fear of identity disclosure or reprisals.

This policy is applicable to all staff who works on behalf of DAHW, regardless of location and type of contract. In this context, ‘staff’ includes employees both in Germany and abroad, representatives of the board, project partners, and consultants executing short-term assignments, trainees and volunteers.

The internal complaints management is not responsible for any complaints about matters concerning German Labor laws and/ or any issues, complaints or disputes concerning the working contract of DAHW in Germany. The German DAHW "Betriebsrat" (works council) is the counterpart for employees in Germany with working contract with DAHW Germany.

Definition:

‘Malpractice’ for the purposes of this policy is defined as any breach of the codes of conduct and their annexure. Among others it includes: fraud, corruption, sexual misconduct, violence at the work place and in the home environment, criminal offences, breaches of legal obligations (including negligence, breach of administrative law), abuse of power, disregard of health and safety or damage to the environment.

Ombudsperson:

In order to facilitate anonymous reporting, DAHW has commissioned an external Ombudsperson to receive the first information. The ombudsperson is also assigned a particular email address ombudsman@dahw.de which guarantees anonymity. Once the Ombudsperson reviews the complaint in detail, S/he decides upon sole discretion who / which body will be tasked to work on this report/hint.

For any hint/report received, an electronic file will be opened where any further actions are documented. This electronic file will only be closed when the Supervisory Body has agreed to close the case.

Should any substantial evidence for criminal acts have been presented, Ombudsperson can start a legal pursuit and inform specialized lawyers. In such serious circumstances/cases the board of directors and the supervisory boards must immediately be informed.

For complaints against persons (co-workers) or leading management at least the next in rank or the next higher institution immediately needs to be informed.

In case anonymous information with insufficient information is received, the Ombudsperson should try to gather as much information as possible. If all the efforts fail, S/he may bring it the notice of the Supervisory Board and may close the case in mutual agreement with them.

Procedure for raising a concern:

Any person or institution who has a serious and well-found concern about any perceived or actual breach of the Code of Conduct by DAHW staff can raise their complaints. The Complaint may be sent via email ombudsman@dahw.de or per post (ombudsman, DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V. Raiffeisenstrasse 3, 97080 Würzburg, Germany) in English, German, French and Spanish.

Any complaints received via email or post will only be accessed by the Ombudsman. If you want to raise the complains but want to remain anonymous, please consider the following:
as there is no possibility to contact you again for clarifications, as much details as possible should be contained in the initial reporting, to enable a just and fair investigation.

Reacting to a breach

Violations of DAHW’s guidelines may have serious implications for DAHW as an organisation as well as for the staff concerned. Any investigation activity will be carried out without regard to a person’s relationship with DAHW, their position or length of service.

When the violence/breach is done against an individual, while implicating the staff for breach of the code, DAHW feels responsible to support the person against whom the violence is directed.

  1. Any breach to the code of conduct will result in disciplinary actions, immediate dismissal from the organisation and claims for compensatory damages.
  2. In cases where local law has been breached, DAHW may report infractions to local authorities, and/or take civil legal action against the staff.
  3. In case of violence and sexual misconduct against an individual, DAHW will help the victim to overcome the trauma of the violence.
  4. False accusation on any action, purposely made by the person or institution, is seen as a breach to the code of conduct and will be subject to disciplinary action.

Disclosure:

  1. If the person or institution has any personal interest in the matter they have raised, they must disclose this at the outset.
  2. When an investigation is launched through the ombudsperson, s/he will also be responsible for reviewing the investigation report.
  3. Following investigation, appropriate action will be taken- this could involve initiating a disciplinary process, or informing external authorities if a crime has been committed.
  4. Even if the received information is insufficient to conduct an investigation, the ombudsperson should bring it to the notice of the Supervisory Board and cannot decide upon own discretion to close the case.
  5. No person who raises genuinely held concerns in good faith using this procedure will be dismissed or subject to any detriment as a result of their action, even if their concerns turn out to be unfounded.

False Disclosure:

DAHW will treat all disclosures of malpractice seriously, and protect the person/institution that raises concerns in good faith. However, appropriate action will be taken in accordance with disciplinary procedures against person/institution that is found to have made a disclosure that they know to be untrue.