Anti-Korruptionsrichtlinien

Richtlinien zur Bekämpfung und Vermeidung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug in der Arbeit der DAHW

Korruption kommt in unterschiedlichen Formen in allen Kulturkreisen und Gesellschaften vor. In der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit ist Korruption ein ernstzunehmendes Problem. Gerade im Mandatsbereich der DAHW, wo erhebliche Finanz- und Sachwerte in einem zumeist unsicheren Umfeld zum Einsatz kommen, muss dem Problem der Korruption besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Deshalb hat die DAHW diese Leitlinien entwickelt mit dem Ziel, Betrug, Korruption und interessenskonflikte auf allen Ebenen der Arbeit, im In- und im Ausland zu vermeiden und zu bekämpfen.

Version 2-11/2020

1. Einleitung

Die DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e. V. erhält private Spenden, Zuwendungen öffentlicher Geber und Beiträge Dritter, um damit satzungsgemäße Aufgaben zur erfüllen. Dazu zählt die Förderung medizinischer und sozialer Hilfsmaßnahmen über Partnerorganisationen sowie selbst implementiert, Programme der Nothilfe und des Wiederaufbaus sowie für die Entwicklung sozialer Dienste. Grundlage für die Arbeit der DAHW ist das Vertrauen der Spender*innen und externen Geber*innen, dass die anvertrauten Mittel im Sinne der satzungsgemäßen Ziele der DAHW und der von den Spender*innen gesetzten Zweckbindung in bestmöglicher Weise zugunsten der jeweiligen Zielgruppen eingesetzt werden. Die DAHW hat somit eine ethische Verpflichtung, die sich aus der sozialen Zielsetzung ergibt und die nicht nur gegenüber den Mittelgeber*innen, sondern auch gegenüber den Empfänger*innen der Hilfe besteht.

Korruption kommt in unterschiedlichen Formen in allen Kulturkreisen und Gesellschaften vor. Auch in der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit ist Korruption ein ernstzunehmendes Problem. Gerade im Mandatsbereich der DAHW, wo erhebliche Finanz- und Sachwerte in einem zumeist unsicheren Umfeld zum Einsatz kommen, muss dem Problem der Korruption besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Die DAHW trägt zusammen mit den lokalen Partnerorganisationen Verantwortung für den optimalen Einsatz der anvertrauten Projektgelder. Auch wenn die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern auf wechselseitigem Vertrauen beruht, sind in der Projektverwaltung Vorkehrungen zu treffen, die eine zweckentsprechende, effiziente und transparente Verwendung der Projektmittel sicherstellen. Zu diesen Vorkehrungen gehören auch Maßnahmen, die geeignet sind, Korruption zu verhindern und zu bekämpfen.

Korruption ist nicht nur ein moralisches, sondern auch ein wirtschaftliches Problem: Jeder Euro, der der Korruption zum Opfer fällt, fehlt bei der Erreichung der humanitären, sozialen und entwicklungspolitischen Projektziele. Korruption verletzt Wettbewerbsregeln und begünstigt Entscheidungen, die nicht gemeinwohl- oder sachorientiert sind, sondern denen persönliche Interessen zugrunde liegen.

Die DAHW verfolgt eine Null-Toleranz-Politik hinsichtlich korrupten Verhaltens, Betrugs und Interessenkonflikten. Jegliche Art von Korruption ist bei der DAHW verboten, unabhängig davon, ob zu eigenem oder fremdem Nutzen, direkt oder indirekt, gerichtet auf geldwerte oder immaterielle Vorteile, unmittelbar durch eigenes Handeln oder durch hierzu bestimmte dritte Personen, durch aktives Tun oder lediglich durch die Entgegennahme unberechtigter Vorteile. Ebenfalls müssen Interessenkonflikte zwingend vermieden werden.

Deshalb hat die DAHW diese Richtlinien entwickelt mit dem Ziel, Betrug, Korruption und Interessenskonflikte auf allen Ebenen der Arbeit, im In- und im Ausland zu vermeiden und zu bekämpfen. Mit Hilfe von vorbeugenden Maßnahmen soll diesen Erscheinungsformen rechtzeitig entgegengewirkt werden. Auftretende Interessenkonflikte und Korruptionsfälle sollen rechtzeitig erkannt sowie nachhaltig und konsequent aufgeklärt werden.

Die Richtlinien beschreiben zunächst auf einer allgemeinen Ebene Definition und Erscheinungsformen von Korruption sowie die spezifischen Korruptionsrisiken in der Arbeit der DAHW, um die Mitarbeitenden für Schwachstellen und Einfallstore zu sensibilisieren. Sodann werden konkrete Maßnahmen und verbindliche Verhaltensregeln beschrieben, die dazu beitragen sollen, Betrug und Korruption in der Arbeit der DAHW zu verhindern und zu bekämpfen.

2. Korruption und Betrug: Definition, Erscheinungsformen

2.1 Definition von Korruption / Betrug / Interessenskonflikte

Korruption/Betrug im Sinne dieser Leitlinien wird verstanden als Missbrauch anvertrauter Macht, übertragener Vertrauensstellung oder eingeräumter Gestaltungsmöglichkeiten zum privaten Nutzen oder Vorteil, auf den kein rechtlich begründeter Anspruch besteht.

Sie kann unterschiedliche Formen annehmen. Unter den Korruptionsbegriff fallen auch Missbrauch anvertrauter Güter, Ämterpatronage und Nepotismus sowie die weiteren strafrechtlichen Korruptionstatbestände wie Betrug, Untreue, Wettbewerb beschränkende Absprachen und Geldwäsche. Konkret kann sich Korruption äußern im Anbieten, Geben, Verlangen oder Annehmen von Geschenken, Darlehen, Belohnungen, Provisionen oder vergleichbaren Vorteilen mit dem Ziel, die korrumpierte Person zu einem Verhalten zu veranlassen, das unredlich oder illegal ist oder einen Vertrauensbruch darstellt.

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn Mitarbeiter*innen der DAHW neben den von ihnen zu vertretenden Interessen der DAHW, Ziele oder Interessen Dritter oder ihrer selbst zu Lasten der DAHW verfolgen bzw. wenn die Gefahr besteht, dass neben den Interessen der DAHW fremde Interessen verfolgt werden oder der Eindruck der Verfolgung anderer Interessen zum Schaden der DAHW erweckt wird. Schäden für die DAHW können materieller (finanzieller, sachlicher, etc.) oder immaterieller Art sein. Für das Vorliegen eines Interessenkonfliktes ist es gleichgültig, ob ein Schaden eintritt oder nur möglicherweise eintreten kann.

2.2 Erscheinungsformen von Korruption / Betrug / Interessenskonflikten

In der Arbeit der DAHW als internationale Hilfsorganisation in der Entwicklungszusammenarbeit haben Korruption/Betrug/Interessenskonflikte vielfältige Erscheinungsformen.
Zu den häufigsten Risiken zählen:

  • Verfälschung von Unterstützungsanträgen, falsche Informationen über die Zahl der Bedürftigen, Aufblähen der tatsächlichen Notsituation,
  • Veruntreuung von Projektmitteln: das heißt private Nutzung von Projektgeldern oder Nutzung der Gelder für einen anderen als den vereinbarten Zweck,
  • Abzweigung von Hilfsgütern für die Verteilung an nicht bedürftige Personen,
  • Lieferung von Hilfsgütern schlechter Qualität,
  • Verkauf von Hilfsgütern oder Eigentum der DAHW auf dem lokalen Markt,
  • Umtausch gegen weniger wertvolle Güter
  • Manipulation von Angeboten im Rahmen von Ausschreibungsverfahren,
  • bei Baumaßnahmen Verwendung minderwertiger Materialien,
  • Rechnungen über Lieferungen und Leistungen werden mehrfach zur Erstattung verwendet,
  • Zahlung oder das Erhalten sogenannter „Kickbacks“, das heißt, mit Lieferanten werden überhöhte Rechnungen vereinbart, die Differenz teilen sich Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Zahlung fiktiver Gehälter oder überhöhter Gehälter
  • Verbuchung von Steuern, Sozialabgaben und anderen Leistungen als Projektausgaben, die aber tatsächlich nicht an die entsprechenden Behörden abgeführt wurden,
  • Abrechnung von Aktivitäten (Schulungen und Weiterbildungen), welche nicht stattgefunden haben,
  • Zahlung von Reisespesen für nicht oder nicht im angegebenen Umfang durchgeführte Dienstreisen,
  • private Nutzung von Dienstfahrzeugen, Kommunikationsmitteln und anderen Einrichtungen, die für Projektzwecke beschafft wurden,
  • die Fälschung von Belegen und anderen Dokumenten,
  • Finanzgewinne: zum Beispiel durch die Verzögerung von Projektausgaben zur zins- oder gewinnbringenden Geldanlage, die dann nicht als zusätzliche Projekteinnahmen ausgewiesen werden,
  • Umtauschgewinne durch Schwarzmarktkurse bei Devisengeschäften / Umtausch, ohne dass diese ausgewiesen und für Projektziele verwendet werden.
  • Nepotismus, Ämterhandel, bevorzugte Behandlung: Bevorzugung von verwandten oder befreundeten Personen bei der Vergabe von Ämtern und Aufträgen,
  • Beschleunigungsbestechung: Zahlungen werden getätigt, um beispielsweise die Zollabfertigung, die Erteilung staatlicher Genehmigungen oder die Zuteilung eines Telefonanschlusses zu beschleunigen,
  • Bestechung und/oder Bedrohung von Mitwissern: Damit soll erreicht werden, dass Dritte, die Kenntnis von korrupten Praktiken haben, darüber Stillschweigen bewahren und das Verhalten decken.

3. Prävention von Terrorismusfinanzierung und Geldwäsche

Die Richtlinien der DAHW und die eingeführten Kontrollen zur Verhinderung illegaler Aktivitäten spielen eine wichtige Rolle bei der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Um den Missbrauch von Geldern durch Partner zu verhindern, prüft die DAHW diejenigen Personen und Organisationen, von denen sie Unterstützung erhält, denen sie Geld gibt oder mit denen sie eng zusammenarbeitet, mit angemessener Sorgfalt, bevor sie Beziehungen oder Vereinbarungen eingeht.

Während einer Zusammenarbeit mit Partnern ist auf Indizien für das Vorliegen von Geldwäsche zu achten, z.B.

  • ungewöhnliche Barzahlungen,
  • Zahlungen in Währungen, die nicht auf der entsprechenden Rechnung angegeben sind,
  • Zahlungen, die von einem Dritten und nicht vom eigentlichen Vertragspartner vorgenommen werden, sofern dieses nicht so vereinbart wurde,
  • Geldabwicklungen, die die ordentliche Buchführung umgehen,
  • Versuche, wie vorgenannt vorzugehen oder Anfragen, ob ein solches Vorgehen möglich wäre.

4. Maßnahmen zur Korruptionsprävention in der Projektverwaltung in der DAHW (national und international)

Größtmögliche Transparenz in allen Belangen der Projektarbeit ist die beste Vorbeugung gegen Korruption. Daneben ist Kontrolle der eigenen Projektadministration und die der Projektpartner ein weiteres Element, um Korruption zu erschweren. Grundsätzlich ist anzustreben, die Maßnahmen der Korruptionsprävention, Transparenz und Kontrolle mit den Partnerorganisationen abzustimmen und eine gemeinsame Strategie zur Korruptionsprävention zu entwickeln.

4.1. Risikoeinschätzung der Projektkooperation

Vorbedingung jeder internen Projektbewilligung ist eine standardmäßige Einschätzung der bestehenden und möglichen Risiken bezüglich einer konkreten Projektkooperation.

Die Risikoeinschätzung umfasst allgemeine Rahmenbedingungen wie Korruptionsindex des Landes, Handlungsdruck in akuten Notsituationen, aber insbesondere auch Risiken hinsichtlich der Administration des Projektpartners oder seiner professionellen Kompetenz. Dabei geht es darum, die bekannten Risiken offen zu legen und eventuelle Maßnahmen zum Risikomanagement zu benennen. Nehmen die Risiken im Projektverlauf erheblich zu, so ist die Risikoeinschätzung anzupassen.

4.2 Prüfung Partnerorganisationen

Lokale Partnerorganisationen, mit denen die DAHW eine Projektkooperation eingeht, werden zu Beginn einer Zusammenarbeit hinsichtlich ihrer Organisationsführung, Managementfähigkeiten, wirtschaftlichen Betriebsführung, Rechnungslegung und Transparenz, bisherige Kooperationen mit anderen Gebern sorgfältig geprüft und bewertet. Insbesondere muss überprüft werden, ob der Partner zu geregelter Buchführung und zu Finanzmonitoring willens und in der Lage ist. Die Prüfung erfolgt nach einem einheitlichen Standard. Referenzen werden wo möglich eingeholt, z.B. beim Auswärtigen Amt.

Eine Zusammenarbeit mit Projektpartnern, die die Mindeststandards hinsichtlich der genannten Prinzipien nicht erfüllen, darf nur in besonders begründeten Ausnahmefällen eingegangen werden und erfordert eine enge Projektbegleitung durch die DAHW.

Projektbewilligungen

Projektbewilligungen erfolgen im Rahmen eines festgelegten internen Verfahrens durch die Projektvergabekommission bzw. Genehmigungskommission für Kofinanzierungsanträge der DAHW. Grundlage sind die vom Vorstand der DAHW genehmigten Projektvergaberichtlinien. Die Abteilung Medizinische und Soziale Projekte erstellt eine Projektvorlage mit Risikoeinschätzung.

Projektvereinbarungen und Verwaltungsrichtlinien

Der Projektvertrag mit dem Projektpartner legt die Ziele des Projekts, die Zweckbestimmung der Mittel und die Höhe des bewilligten Budgets sowie die anzuwendenden Verwaltungsrichtlinien fest. Dabei werden angemessen hohe Verwaltungsstandards unabhängig vom Projektvolumen oder vom Finanzgeber eingefordert.

Die kontinuierliche Projektbegleitung durch die DAHW umfasst eine Kontrolle der einzuhaltenden Vorgaben und Fristen durch den Projektpartner. Eine Überprüfung der Unterlagen schließt eine Einschätzung, ob die Unterlagen der Realität entsprechen und ob die in den Unterlagen angegebenen Preise unter den gegebenen örtlichen Verhältnissen realistisch sind, ein. Nicht verbrauchte Projektmittel müssen an die DAHW zurückgezahlt werden.

Buchführung

Eine ordnungsgemäße, transparente und nachvollziehbare Buchführung ist eine entscheidende Voraussetzung, um Korruption zu verhindern. Projektausgaben dürfen nur für die vereinbarten Zwecke und im Rahmen des bewilligten Budgets vorgenommen werden, entweder durch die DAHW direkt im Falle von Beschaffungen und sonstigen Ausgaben für das Projekt oder durch die Partnerorganisationen. Für die Ausgaben durch die Partnerorganisationen überweist die DAHW Tranchen je nach Mittelbedarf und Projektfortschritt. Zusätzliche Einnahmen für das Projekt (z. B. Zinsgewinne) sind vom Partner gesondert auszuweisen. Einzelheiten hierzu sind in der jeweiligen Projektvereinbarung geregelt.

Vier-Augen-Prinzip

Die DAHW verfügt über eine klare Aufgaben- und Funktionstrennung in wichtigen Bereichen. Für projektrelevante Entscheidungen wie Bewilligungen, Finanzierungszusagen, Zahlungsanweisungen, Projektvereinbarungen oder Projektabschlüsse gilt grundsätzlich das Vier-Augen-Prinzip gemäß der Aufgaben- und Funktionstrennung. Näheres regelt die jeweils gültige Fassung der Unterschriftenregelung der DAHW. Geld- und Sachleistungen im Rahmen eines Projektes (z. B. Reisekosten- und Sachkostenerstattungen) dürfen nicht von DAHW-Mitarbeitenden angeordnet werden, wenn diese gleichzeitig Empfänger der Leistungen sind.

Sechs-Augen-Prinzip bei Verträgen mit Familienangehörigen

Verträge jeglicher Art mit Familienangehörigen von Mitarbeiterinnen im In- und Ausland bedürfen der Zustimmung der beiden übergeordneten Vorgesetzten I Gremien der DAHW. Bei Verträgen mit Familienangehörigen in den Auslandsbüros bedarf es immer zusätzlich der Zustimmung der Zentrale in Würzburg (Geschäftsführung oder Stellvertreter).

Schulung und Beratung von Mitarbeiter*innen und Partnerorganisationen

Für eine transparente Mittelverwaltung sind grundlegende administrative Fachkenntnisse und besondere Kenntnisse im Umgang mit Verwaltungsrichtlinien erforderlich. Die DAHW schult die eigenen Mitarbeiter*innen in den internen Abläufen und in der Projektverwaltung. DAHW-Regional- und Länderbüros haben eine wichtige unterstützende und beratende Funktion für die Projektpartner in der Projektdurchführung und -verwaltung.

Anreize des Missbrauchs vor Ort in der Projektplanung ausschalten

Neben der Wichtigkeit, den lokalen Projektpartner zu kennen, können bestimmte Risiken des Missbrauchs und Missmanagements in der Projektplanung präventiv durch die DAHW in der Diskussion mit dem Partner angegangen werden. Die DAHW setzt sich bei den lokalen Kooperationspartnern dafür ein, dass die Vergütung der verantwortlichen Projektmitarbeiter der tatsächlich übernommenen finanziellen und fachlichen Verantwortung angemessen ist.

Social Auditing

Der Einbezug der Zielgruppen und lokaler Akteure in der Projektplanung und Budgetierung erlaubt ein späteres „Social Auditing“. Dabei übernehmen die organisierten Zielgruppen beim späteren Mittelnachweis eine kontrollierende Rolle. Sie stellen vor Ort mit fest, ob die Mittel tatsächlich ihren Zweck erreicht und entsprechend wirtschaftlich eingesetzt worden sind. Der lokale Kooperationspartner sollte für eine Partizipation von Basisorganisationen in diesem Sinne die nötigen organisatorischen Maßnahmen einräumen.

Die Zielgruppen von Hilfsmaßnahmen werden von den Projektverantwortlichen ausdrücklich ermutigt, sich bei tatsächlichem oder vermutetem Missbrauch von Projektmitteln und/oder Hilfsgütern an eine übergeordnete Stelle zu wenden. Dazu hat die DAHW ein effektives und transparentes Beschwerde-Management eingerichtet. Innerhalb des Projektes sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen, die Beschwerdewege für die Begünstigten zugänglich zu machen.

Vergabe von Aufträgen und Leistungen; Kontrolle im Beschaffungswesen

Bei Beschaffungen von Sachgütern und Dienstleistungen sind die in der „Einkaufs- und Beschaffungsregelung (EBR) für die DAHW Zentrale und Büros in Münster und Berlin festgelegten Verfahren und Verhaltensregeln einzuhalten. Bei allen Beschaffungsvorgängen mit einem Volumen von über 5.000 Euro ist zusätzlich zwingend eine Autorisierung durch die DAHW-Geschäftsführung einzuholen. Für die Auslandsarbeit gilt der im Projekt Management Handbuch festgelegte Rahmen für Beschaffungen. Ab einem Volumen von 20.000 Euro autorisiert die DAHW-Geschäftsführung jegliche Beschaffungen.

Interne Prüfungen und Qualitätssicherung

Die Prüfung der Projektbuchhaltung des Partners vor Ort und der vorgelegten Verwendungsnachweise erfolgt durch Regionalbüros bzw. Programmbüros vor Ort sowie intern durch DAHW-Mitarbeiter*innen im Rechnungswesen, die mit den besonderen und landesspezifischen Anforderungen der Projektbuchhaltung vertraut sind. Die internen Abläufe werden durch die DAHW-Revision regelmäßig hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben überprüft.

Externe Prüfung

Auf der Grundlage der Projektverträge und der von der DAHW zu leistenden Projektbegleitung (Vorprüfung) können Projekte öffentlicher Zuwendungsgeber zusätzlich nach Vorgabe oder nach interner Entscheidung durch eine externe – in regelmäßigem Rhythmus wechselnde - Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft werden. Für die Vergabe von Prüfungsaufträgen an Chartered Accountants ist ein standardisiertes Verfahren einzuhalten.

Die DAHW unterzieht sich der jährlichen Prüfung durch das Deutsche Zentralinstitut für Soziale Fragen (DZI)zur Bestätigung der wirtschaftlichen und satzungsgemäßen Verwendung der Spenden. Zusätzlich liefert die DAHW in ihrem jährlichen Jahresbericht eine umfassende und detaillierte Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, über Art und Verwendung der Projektmittel und die Vergütung der Mitarbeiter*innen.

Darüber hinaus unterhält die DAHW im Rahmen eines internen Verfahrens eine Compliance-Stelle, die zusammen mit einem Untersuchungsteam für eine zügige Bearbeitung von Meldungen sorgt, sowie zur anonymen Beschwerdeführung eine „Ombudsstelle“ für die Meldung von jeglichen Verdachtsfällen.

5. Verhaltensregeln für Mitarbeitende und Partnerorganisationen

5.1 Geltungsbereich

Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter*innen während der gesamten Dauer ihres offiziellen Einsatzes, unabhängig vom Standort. Zu den Beschäftigten gehören in diesem Zusammenhang: DAHW-Mitarbeiter*innen weltweit, Aufsichtsgremien, Projektpartner und deren Mitarbeiter*innen, Berater*innen für kurz- und langfristige Aufgaben, Dienstleister*innen, Lieferanten, Praktikant*innen und Ehrenamtliche sowie alle, die im Namen der DAHW in Projektländer reisen.

Handlungen und Verhaltensweisen, die gegen die Richtlinien verstoßen, werden von der DAHW nicht toleriert. Daher sind alle Mitarbeiter*innen und Partner der DAHW verpflichtet, diese einzuhalten. Jeder Verstoß führt zu Disziplinarmaßnahmen und kann zur sofortigen Entlassung aus der DAHW sowie zu Schadenersatzansprüchen führen. Ebenso behält sich die DAHW vor, eine laufende Projektunterstützung zu stoppen und bereits getätigte Auszahlungen zurückzufordern.

5.2 Verhaltensregeln

Die unter 5.1 genannten Personenkreise sind verpflichtet, die folgenden Richtlinien einzuhalten:

  • Korruption in jeder Form, ob direkt oder indirekt, ist verboten. Dazu zählen insbesondere alle unter 2.2 und 3. aufgeführten Formen von Korruption und Betrug,
  • alle unter 4. genannten Maßnahmen zur Vermeidung und Bekämpfung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug sind verbindlich einzuhalten,
  • persönliche Beziehungen oder persönliche Vorteile dürfen nicht die Entscheidungen der Mitarbeiter*innen der DAHW und ihrer Partner beeinflussen,
  • die Zahlung von Schmiergeldern oder anderen Zuwendungen mit dem Ziel, einen behördlichen Vorgang, auf den ein Anspruch besteht, sicherzustellen oder zu beschleunigen, ist zu unterlassen. Soweit solche Zahlungen unvermeidbar sind bzw. Mitarbeitende der DAHW dazu gezwungen werden (bei einer akuten Bedrohung oder Gefährdung der persönlichen Sicherheit von DAHW-Mitarbeiter*innen), sind die DAHW-Zentrale und, im Rahmen der Möglichkeiten, die übergeordneten Dienststellen im Gastland davon zu unterrichten,
  • das Anbieten oder Annehmen von Geschenken, von Bewirtungen oder von Spesenvergütung ist verboten, soweit diese das Zustandekommen von Geschäften oder Projektbewilligungen beeinflussen können und den Rahmen vernünftiger und angemessener Aufwendungen überschreiten.

Bei einem Verstoß gegen diese Richtlinien und insbesondere gegen die vorgenannten Verhaltensregeln sind disziplinarische oder vertragsrechtliche Sanktionen (Abmahnung, Kündigung, Beendigung der Projektkooperation, Rückforderung bereits ausgezahlter Projektunterstützungen etc.) vorgesehen. Bei Vorliegen eines Straftatbestandes werden die entsprechenden juristischen Schritte eingeleitet.

Die DAHW behält sich vor, im Falle von Korruption bei Partnerorganisationen den Sachverhalt im ILEP-Netzwerk öffentlich zu machen und vor einer Zusammenarbeit mit der betreffenden Organisation zu warnen.

6. Meldeverfahren / Ombudsperson

DAHW-Mitarbeiter*innen, die ernstzunehmende Hinweise oder einen begründeten Verdacht auf Korruption und betrügerische Handlungen haben, sind verpflichtet, diese Beobachtungen an ihre Vorgesetzten oder an eine neutrale Stelle (Ombudsperson E-Mail: ombudsman@dahw.de) zu melden.

Mitarbeiter*innen werden dazu ermutigt, Zuwiderhandlungen gegen diese Antikorruptionsleitlinien und Bedenken so früh wie möglich anzuzeigen. Zu diesem Zweck wurden sichere, leicht zugängliche und vertrauliche Informationskanäle eingerichtet. Niemand darf wegen der Weitergabe von Informationen, die sich auf Zuwiderhandlungen gegen diese Richtlinien beziehen, benachteiligt werden. Zum Schutz von Hinweisgebern hat die DAHW ein Meldeverfahren etabliert, das die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet. Das Verfahren zur Meldung einer vermeintlichen oder tatsächlichen Verletzung der Richtlinien durch Mitarbeiter*innen der DAHW oder externe Personen in DAHW-Programmen wird im internen Beschwerde-Management beschrieben: dahw.de/organisation/transparenz-kontrolle/richtlinien.html .

Alle DAHW-Regionalrepräsentant*innen und Programmleiter*innen sowie die Leiter*innen von Partnerorganisationen sind verpflichtet sicherzustellen, dass die Menschen, die im Programm unterstützt werden, über die Richtlinien der DAHW und die Meldewege bei Bedenken oder Verdacht informiert sind. Diese Sensibilisierung soll in der regionalen Sprache auf eine leicht verständliche Art und Weise erfolgen. Alle Informationsmaterialien sollen für die Begünstigten leicht zugänglich sein.

Es liegt in der Verantwortung der/des jeweiligen Regionalrepräsentanten*in (oder des Regionalteams in Würzburg, wenn es keine Regionalvertretung gibt), den Aufbau von Kapazitäten in den Regional-/Programmstrukturen einzuleiten und regelmäßige Updates und Informationsmaterialien zum Thema Korruption/Betrug zu versenden. Alle Maßnahmen sollen in den jährlichen Fortschrittsberichten dokumentiert werden.

Vorwürfe, Beschwerden oder Verdachtsmomente von Richtlinienverstößen durch DAHW-Mitarbeiter*innen oder andere Personen gemäß Abschnitt 5.1 (Geltungsbereich) sind unverzüglich der/dem jeweiligen DAHW-Regionalrepräsentanten*in oder der/dem Programmleiter*in zu melden. Diese informieren umgehend die DAHW-Geschäftsstelle in Würzburg. Meldungen können auch direkt an die Ombudsperson erfolgen. Meldungen innerhalb der Geschäftsstellen in Deutschland sind an die/den Vorgesetzten bzw. Geschäftsführung, Compliance-Stelle oder Ombudsperson zu richten.

Ein Untersuchungsteam stellt sicher, dass die notwendigen Schritte eingeleitet werden. Das Team ist verpflichtet, Meldungen streng vertraulich zu behandeln und die Identität des Informanten und der beschuldigten Person angemessen zu schützen. Das Team stellt eine gründliche Untersuchung, Nachverfolgung und angemessene Dokumentation von Meldungen sicher. Wenn notwendig, werden externe Fachberater hinzugezogen.

7. Umsetzung der Leitlinien in die Praxis

Alle Mitarbeiter*innen sowie die Mitglieder der DAHW-Aufsichtsgremien erhalten Kopien aller DAHW-Richtlinien einschließlich der Richtlinien zur Bekämpfung und Vermeidung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug in der Arbeit der DAHW. Alle Richtlinien sind auch auf unserer Website veröffentlicht.

Alle DAHW-Richtlinien einschließlich der Richtlinien zur Bekämpfung und Vermeidung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug in der Arbeit der DAHW sind allen Arbeits- und Dienstverträgen sowie Verträgen mit Projektpartnern und -organisationen beigefügt. 

Alle DAHW-Richtlinien einschließlich der Richtlinien zur Bekämpfung und Vermeidung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug in der Arbeit der DAHW werden allen Mitarbeiter*innen erläutert und jede*r Mitarbeiter*in ist verpflichtet, eine Bestätigung seiner*ihrer Bereitschaft zur Einhaltung der Richtlinien zu unterzeichnen.

Die Mitarbeitenden der DAHW werden im Rahmen betriebsinterner Schulungen über diese Richtlinien informiert.

Das Untersuchungsteam in Würzburg untersucht in Zusammenarbeit mit den regionalen/lokalen DAHW-Strukturen sämtliche Meldungen, es ergreift rechtzeitig und angemessen Maßnahmen bei Beschwerden und führt die Verfahren bis zum Abschluss durch.

Die Verhaltensregeln sind jeweils verbindlicher Bestandteil der Arbeits-, Honorar-, Werk- und Partnerverträge. Verstöße führen zu disziplinarischen oder vertragsrechtlichen Sanktionen (Abmahnung, Kündigung, Beendigung der Projektkooperation etc.)

Ergänzungen

Funktionsbereich:Personal- und Organisationsentwicklung
Besitzer:Geschäftsführung DAHW
Genehmigt durch:Geschäftsführung/ 11/2020
Nächste Revision:drei Jahre ab Freigabedatum (falls notwendig früher)
Sprachen:Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch und Portugiesisch
Anwendbar für:Alle Mitarbeiter*innen (Inland und Ausland), Vertreter*innen des Vorstands und Aufsichtsrats, Projektpartner*innen, Berater*innen, Dienstleister*innen, Lieferanten, Praktikant*innen und Ehrenamtliche
Entsprechende Richtlinien:Internes Beschwerde-Management; DAHW-Richtlinien zur Prävention und zum Schutz von Kindern vor Missbrauch und Ausbeutung in der Entwicklungszusammenarbeit und der Humanitären Hilfe; Verhaltenskodex, Richtlinien zur Zusammenarbeit mit Unternehmen; Digital Media Leitfaden; Geschäftsordnung Interne Revision der DAHW; DAHW Projekt Management Handbuch
Ansprechpartner*in:Geschäftsführer DAHW