Datenschutzhinweise nach Art. 13 DS-GVO bei Verwendung der Videokonferenzlösung Zoom

DAHW, 30.10.2020

Data protection Zoom (eng)

Datenschutzhinweise nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für externe Teilnehmer*innen an Zoom-Terminen der DAHW Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Wir möchten Sie nachfolgend über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns aufklären:

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die nachfolgend dargestellte Datenverarbeitung ist die

DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V.
Raiffeisenstraße 3
97080 Würzburg
E-Mail: info@dahw.de
Telefon: 0931 7948-0

2. Umfang und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

2.1. Durchführung von Online-Meetings mittels Zoom

Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: Online-Meetings) nutzen wir die Videokonferenzlösung Zoom.
Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere

  • Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild),
  • Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse),
  • Geräte-/Hardwaredaten (z.B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Client-Version)
  • Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen) sowie personenbezogene Daten aus hochgeladenen Dateien,
  • Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen),
  • Sonstige Daten, die Sie im Rahmen der Nutzung von Zoom freiwillig selbst zur Verfügung stellen, offenbaren oder mitteilen.

Soweit Ihre Daten zum Zweck und im Interesse der Durchführung von Online-Meetings erforderlich sind, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit die Teilnahme am Online-Meeting für die Erfüllung eines zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrages erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 2 S. 1 lit. b DSGVO. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Sofern Sie im Rahmen der Nutzung von Zoom darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

Die Inhalte der Kommunikation sind nur den am Kommunikationsprozess beteiligten Personen zugänglich. Es erfolgt zudem eine zentrale Speicherung der Nutzer-Stammdaten sowie eine Zwischenspeicherung von Kommunikationsdaten auf Servern unseres Auftragsverarbeiters, der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113.

Je nachdem, in welchem Land ein Kommunikationspartner sitzt, sind Datenübermittlungen in Drittländer möglich. Es erfolgt zudem eine verschlüsselte Speicherung von Kommunikations- und Nutzerdaten auf Servern der Zoom Video Communications, Inc. in den USA.

Bei einer Datenübermittlung in die USA besteht das Risiko, dass Behörden in Drittstaaten auf Daten zu Sicherheits- und Überwachungszwecken zugreifen, ohne dass Sie hierüber informiert werden oder Rechtsmittel einlegen können. Zum Ausschluss dieses Risikos ergreifen wir Maßnahmen. So wird Übermittlung an Zoom durch den Abschluss der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit dem Dienstleister abgesichert. Als eine die Standardvertragsklauseln ergänzende Maßnahme wird die Datenübermittlung zudem durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abgesichert.

2.2. Dokumentation der Einhaltung des Datenschutzes

Soweit Sie uns gegenüber eine Einwilligung erteilen verarbeiten wir ebenfalls Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Vorname, Name, E-Mail-Adresse sowie Unterschrift) um im Rahmen der uns nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO obliegenden Rechenschaftspflicht, Ihre Einwilligung nachweisen zu können. Sofern Sie Ihre Betroffenenrechte aus der DSGVO uns gegenüber ausüben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um im Rahmen der Rechenschaftspflicht nachweisen zu können, dass wir die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage eingehalten haben. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten bei der datenschutz süd GmbH, weiterleiten, der uns bei uns bei der Einhaltung der Vorgaben der DSGVO unterstützt.

Die Verarbeitung erfolgt jeweils auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. c und f DSGVO.

3. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich solange Sie zur Erreichung der vorgenannten Zwecke erforderlich sind, Sie der Nutzung nicht widersprochen oder Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsplichten entgegenstehen.

3.1. Speicherdauer bei der Durchführung von Online-Meetings mittels Zoom

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur während einer laufenden Videokonferenz. Eine darüberhinausgehende Speicherung findet nicht statt.

3.2. Speicherdauer bei der Dokumentation der Einhaltung des Datenschutzes

Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten im Zusammenhang mit der Erteilung grundsätzlich solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Fall des Widerrufs speichern wir Ihre Daten bis zum Ablauf von drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Soweit Sie Ihre Rechte als Betroffener nach der DSGVO geltend machen, speichern wir Ihre Daten, die im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte stehen, bis zum Ablauf von drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres in dem Sie Ihr Recht ausgeübt haben.

4. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung und Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet Ihre Daten bereitzustellen. Soweit Sie jedoch Zoom zur Durchführung von Online-Meetings mit uns nutzen möchten, ist die Verarbeitung der oben genannten Daten zur Durchführung erforderlich.

Soweit Sie darüber hinaus freiwillig sonstige personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, offenbaren oder mitteilen, ist die Bereitstellung weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie diese Daten nicht bereitstellen, können Sie gegebenenfalls bestimmte Funktionen von Zoom über die Durchführung des Online-Meetings hinaus nicht vollständig nutzen.

5. Ihre Rechte

Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen bestimmte Rechte:

5.1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

5.2. Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und gegebenenfalls die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

5.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn Sie Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung eingelegt haben oder für die Dauer einer etwaigen Prüfung, ob unsere berechtigten Interessen gegenüber Ihren Interessen als betroffene Person überwiegen.

5.4. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

5.5. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) erhoben, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5.6. Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO)

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO das Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zu. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

5.7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 1349, 91504 Ansbach.

6. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

datenschutz süd GmbH
Kennwort: „DAHW“
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
E-Mail: office@datenschutz-sued.de
Telefon: 0931 304 976 0