Internes Beschwerdemanagement

In folgenden Sprachen: Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch und Portugiesisch hier

Internes Beschwerde-Management bei Korruption, Vorteilsnahme, Verletzung der Richtlinien der DAHW oder anderer arglistiger/betrügerischer Handlungen

Die DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe unterhält ein internes Beschwerdemanagement, um Mitarbeitern, Projektpartnern oder anderen der DAHW verbundenen Personen (z.B. Mitgliedern) die Möglichkeit zu geben, begründete Hinweise und Beschwerden bezüglich Korruption, Vorteilsnahme, Verletzung der Richtlinien sowie anderer arglistiger/betrügerischer Handlungen in der DAHW vorzutragen, ohne dass sie dadurch Nachteile befürchten müssen.

Das interne Beschwerde-Management ist nicht zuständig für Beschwerden, welche das arbeitsvertragliche Verhältnis von Mitarbeitern oder Streitigkeiten innerhalb des Betriebs betrifft. Hierfür ist der Betriebsrat zuständig.

Das interne Beschwerde-Management ist so aufgebaut, dass für Personen, welche entsprechende Hinweise oder Beschwerden vortragen, Anonymität gewahrt wird, aber gleichzeitig klärende Rückfragen möglich sind. Es wird aber trotzdem die Möglichkeit geschaffen, Meldungen anonym abzugeben.

Zu diesem Zweck wird eine externe Person mit dem Empfang der ersten Information beauftragt. Diese Person entscheidet dann, wer (Person oder Gremium) mit der weiteren Bearbeitung des Hinweises beauftragt wird. Für alle eingegangen Hinweise wird eine Dokumentation eingerichtet. Die Dokumentation wird regelmäßig mindestens einmal jährlich dem Aufsichtsrat zur Kenntnis vorgelegt.

Sollte es begründete Hinweise auf kriminelle Handlungen geben, dann kann in besonderen Fällen die externe Person auch rechtliche Schritte einleiten und etwa spezialisierte Rechtsanwälte einschalten. ln solchen besonderen Fällen sind immer unverzüglich der Vorstand und der Aufsichtsrat zu informieren. Bei Vorwürfen gegen Personen oder Leitungsgremien ist immer mindestens der/die nächsthöhere Vorgesetzte/das nächsthöhere Gremium zu informieren.

Technische Vorgehensweise:

Die DAHW unterhält eine spezifische Email-Adresse/ein Email-Konto, die/das nur von der zuständigen externen Person eingesehen werden kann. Diese Person entscheidet nach eigenem Ermessen, welche Person/welches Gremium mit der weiteren Bearbeitung des Hinweises beauftragt wird. Für jeden Hinweis wird eine elektronische Akte angelegt, in der die weitere Verfolgung dokumentiert wird. Ein Vorgang ist erst dann abgeschlossen, wenn der Aufsichtsrat dem zugestimmt hat.

Die Information über die Beschwerdestelle wird in den fünf gängigen Verkehrssprachen der DAHW (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch) an alle Mitarbeiter, Partner und Mitglieder weltweit verschickt und ist Teil einer jeden Kooperationsvereinbarung (.Agreement of Allocation").

Jede Person oder Institution, die ernsthafte und begründete Bedenken bezüglich eines vermeintlichen oder tatsächlichen Verstoßes gegen den Verhaltenskodex durch Mitarbeiter*innen der DAHW hat, kann ihre Beschwerden oder einen Hinweis - auch anonym - auf Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch an die Ombudsperson einreichen.

Per E-Mail an ombudsman(at)dahw.de oder per Post an:

DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V.
Ombudsperson
Raiffeisenstraße 3
D-97080 Würzburg

oder per Online-Formular hier

1. Einleitung:

Seit ihrer Gründung wird die DAHW mit Spenden sowie Zuwendungen von privaten und staatlichen Institutionen betraut und hat sich bei ihren Partnern, staatlichen Behörden und Gebern als zuverlässige und prinzipientreue Organisation etabliert. Wie für alle Hilfsorganisationen besteht für die DAHW jedoch die Gefahr, dass Aktivitäten fehlschlagen oder unwissentlich Fehler begangen werden. Die DAHW fühlt sich verpflichtet geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Informationen über mögliches Fehlverhalten schnellstmöglich zu erhalten und Abhilfe zu schaffen. Durch den Aufbau eines Beschwerde-Managementsystems sorgt die DAHW dafür, dass jede Person oder Institution, die echte Bedenken wegen Fehlverhaltens äußert, dies ohne Angst vor Offenlegung oder Repressalien der Identität tun kann.

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter*innen, die im Auftrag der DAHW arbeiten, unabhängig von Ort und Art des Vertrages. Zu den Mitarbeiter*innen gehören in diesem Zusammenhang Mitarbeiter*innen im In- und Ausland, Aufsichtsgremien, Projektpartner und kurzfristig tätige Berater*innen, Dienstleister*innen, Praktikant*innen und Freiwillige.

Das interne Beschwerdemanagement ist nicht zuständig für Beschwerden arbeitsrechtliche Angelegenheiten betreffend und/oder für Fragen oder Streitigkeiten zum Arbeitsvertrag der DAHW-Mitarbeiter*innen in Deutschland. Hierfür ist der Betriebsrat zuständig.

Definition:

Als „Fehlverhalten“ im Sinne dieser Richtlinie gilt jeder Verstoß gegen die Verhaltenskodizes und anderen DAHW Richtlinien. Dazu gehören unter anderem: Betrug, Korruption, sexuelles Fehlverhalten, Gewalt am Arbeitsplatz und in der häuslichen Umgebung, Straftaten, Gesetzesverstöße (einschließlich Fahrlässigkeit, Ordnungswidrigkeiten), Machtmissbrauch, Missachtung von Regeln zu Gesundheit und Sicherheit oder Schäden an der Umwelt.

Ombudsperson:

Um eine anonyme Berichterstattung zu ermöglichen, hat die DAHW eine externe Ombudsperson beauftragt, Erstinformationen zu erhalten. Die Ombudsperson hat die E-Mail-Adresse ombudsman@dahw.de, die die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet. Sobald die Ombudsperson die Beschwerde eingehend geprüft hat, entscheidet sie nach eigenem Ermessen, wer / welche Stelle mit der Bearbeitung dieses Berichts / Hinweises beauftragt wird.

Für alle erhaltenen Hinweise/Berichte wird eine elektronische Akte angelegt, in der alle weiteren Maßnahmen dokumentiert werden. Diese elektronische Akte wird erst dann geschlossen, wenn die Aufsichtsgremien (Vorstand/Aufsichtsrat) zugestimmt haben, den Fall abzuschließen.

Bei hinlänglichem Verdacht einer Straftat wird die Ombudsperson eine gerichtliche Verfolgung einleiten und Fachanwälte einschalten. In solchen schwerwiegenden Fällen sind der Vorstand und Aufsichtsrat unverzüglich zu informieren.

Bei Beschwerden gegen Mitarbeiter*innen oder leitende Führungskräfte der DAHW ist mindestens der*die nächste Vorgesetzte*r oder nächst höhere Instanz unverzüglich zu informieren.

Bei Erhalt einer anonymen Meldung mit unzureichenden Informationen sollte die Ombudsperson versuchen, so viele zusätzliche Fakten wie möglich zu sammeln. Scheitern alle Bemühungen, wird sie die Aufsichtsgremien informieren und den Fall im gegenseitigen Einvernehmen abschließen.

Meldeverfahren:

Jede Person oder Institution, die ernsthafte und begründete Verdachtsmomente bezüglich eines vermeintlichen oder tatsächlichen Verstoßes gegen DAHW-Bestimmungen durch Mitarbeiter*innen oder Kooperationspartner der DAHW hat, kann ihre Beschwerden einreichen. Die Beschwerde kann per E-Mail ombudsman@dahw.de oder per Post (Ombudsperson, DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V., Raiffeisenstraße 3, 97080 Würzburg, Deutschland) oder im Online-Beschwerdeformular https://www.dahw.de/organisation/transparenz-kontrolle/richtlinien.html in Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch eingereicht werden.

Alle per E-Mail oder Post eingehenden Beschwerden werden nur von der Ombudsperson entgegengenommen.

Wenn Sie eine Beschwerde vorbringen möchten, aber anonym bleiben wollen, beachten Sie bitte Folgendes:

Da es aufgrund der Anonymität keine Möglichkeit gibt, Sie zur Klärung weiterer Fragen zu kontaktieren, sollten so viele Details wie möglich und nötig in der ersten Nachricht enthalten sein, um eine angemessene und gerechte Untersuchung zu ermöglichen.

Sanktionen:

Verstöße gegen die Richtlinien der DAHW können schwerwiegende Folgen für die DAHW als Organisation, für die betroffenen Mitarbeiter*innen und Kooperationspartner haben. Jede Untersuchung wird ohne Rücksicht auf die Beziehung einer Person/Institution zur DAHW, ihre Position oder ihr Dienstalter durchgeführt.

Richtet sich ein Verstoß gegen eine Person, fühlt sich die DAHW verpflichtet, das Opfer zu unterstützen.

  1. Jeder Verstoß gegen den Verhaltenskodex führt zu Disziplinarmaßnahmen und kann zur sofortigen Entlassung aus der DAHW sowie zu Schadenersatzansprüchen führen. Ebenso behält sich die DAHW vor, eine laufende Projektunterstützung zu stoppen und bereits getätigte Auszahlungen zurückzufordern.
  2. In Fällen, in denen gegen örtliche Gesetze verstoßen wurde, kann die DAHW Verstöße an die örtlichen Behörden melden und/oder zivilrechtliche Schritte einleiten.
  3. Im Falle von Gewalt und sexuellem Fehlverhalten gegenüber einer Person hilft die DAHW dem Opfer, das Trauma der Gewalt zu überwinden.
  4. Vorsätzlich falsche Anschuldigungen gelten als Verstoß gegen den Verhaltenskodex und werden disziplinarisch verfolgt.

Offenlegungspflichten:

  1. Wenn die Person oder Institution ein persönliches Interesse an der von ihr gemeldeten Angelegenheit hat, muss sie dies von vornherein offen legen.
  2. Wenn eine Untersuchung durch die Ombudsperson eingeleitet wird, ist sie auch für die Überprüfung des Untersuchungsberichts verantwortlich.
  3. Nach der Untersuchung werden geeignete Maßnahmen ergriffen - dies kann die Einleitung eines Disziplinarverfahrens oder die Anzeige einer Straftat sein.
  4. Auch wenn die erhaltenen Informationen keine ausreichenden Fakten für eine Untersuchung ergeben, informiert die Ombudsperson die Aufsichtsgremien. Die Ombudsperson entscheidet nicht nach eigenem Ermessen über den Abschluss eines gemeldeten Falles.

Der/dem Hinweisgeber*in entstehen aufgrund des nach bestem Wissen und Gewissen abgegebenen Hinweises keine Nachteile. Auch wenn sich der gemeldete Verdacht als nicht begründet herausgestellt hat. Die Stellen, denen Mitarbeiter/innen in redlicher Absicht einen Verdacht melden, stellen sicher, dass die Vertraulichkeit strengstens gewahrt bleibt.

Falsche Angaben:

Die DAHW wird alle Meldungen von Fehlverhalten ernst nehmen und die Person/Institution, die einen Verdacht äußert, schützen. Eine vorsätzlich falsche Anschuldigung wird jedoch als Fehlverhalten betrachtet und führt zu Disziplinarverfahren oder Geschäftsbeendigung.

Ergänzungen

Die Geschäftsführung ordnet eine periodische Überprüfung alle fünf Jahre an. Änderungen der Richtlinie sind zu diskutieren und bedürfen der Zustimmung der DAHW-Geschäftsführung und der Aufsichtsgremien der DAHW.

Funktionsbereich:Personal- und Organisationsentwicklung
Besitzer:Geschäftsführung DAHW
Genehmigt durch:Geschäftsführung/ Vorstand/ Aufsichtsrat 11/2018
Nächste Revision:fünf Jahre ab Freigabedatum
Anwendbar für:Alle Mitarbeiter*innen (Inland und Ausland), Vertreter*innen des Vorstands und Aufsichtsrats, Projektpartner*innen, Berater*innen, Dienstleister*innen, Praktikant*innen und Ehrenamtliche
Entsprechende Richtlinien:DAHW Verhaltenskodex, DAHW Kinderschutzrichtlinien, Leitlinien zur Bekämpfung von Korruption, Interessenskonflikten und Betrug in der Arbeit der DAHW; Richtlinien zur Zusammenarbeit mit Unternehmen; Digital Media Policy; Geschäftsordnung Interne Revision der DAHW; DAHW Projekt Management Handbuch
Ansprechpartner*in:Geschäftsführung DAHW